大家好，我是吕基成，来自上海新力公益基金会，很高兴与大家分享《企业基金会Social ERP系统探索》的话题。首先跟大家简单介绍一下我们的基金会，然后讲一下企业基金会在管理当中遇到的挑战，之后就ERP系统怎么解决管理当中的挑战，最后就ERP系统当中如何解决挑战来进行一个分享。

吕基成 上海新力公益基金会秘书长

上海新力公益基金会简介及业务版块

上海新力公益基金会成立于2018年1月18日，在上海市民政局注册的基金会，我们是一家非常年轻的基金会，我们主要资助的领域有四个：第一，紧急救灾，与壹基金合作，成立了中国国内房地产界的第一只备灾基金，在第一时间响应江西省、云南省、贵州省、四川省的灾情，2018年响应了川北、丽江的洪灾，2019年响应江西的洪灾。第二个领域是儿童福利，主要关注的是乡村儿童的教育公平问题，主要是关注体育教育和音乐教育的问题，我们资助了8所乡村学校的操场和音乐教室，给儿童一个公平发展天赋的机会。第三个领域是边缘救助，比如这个图片上可以看到孤儿，他是一名事实孤儿，他们的父母不是真的死亡，而是由于吸毒入狱不在他们的身边，但这些孩子不在孤儿保障的制度之内，因此是属于非常困境的人群，在2018年，我们在赣州资助了100个这样的孩子。最后一个板块是行业促进，对上海新力公益基金会来说，我们一家基金会没有办法帮助所有的人，只有帮助我们的合作伙伴，即公益组织发展，我们才可以帮助更多的人。因此，我们在2018年发起“新力杯”首届上海社区基金会公益创投大赛，筛选出优秀的社区项目，对他们进行能力建设，帮助上海的社区基金会发展。我们一共资助了69个项目，服务的人数达到了20000多名。

做下总结，2018年，我们主要在全中国七个城市落地了15个公益项目，以江西省为中心，辐射周边，服务的人数达到了67993名，服务人次大概是239271次服务。这是我们2019年的项目，主要是扶贫的项目就不赘述了。

企业基金会在管理中所遇到的挑战

从基金会管理层面主要有三个方面的挑战：首先是基金会管理层面的挑战，无法有效监测基金会年度目标的有效达成。因为我们基金会的项目非常多，加上公益创投的项目有200个项目监测，如果没有这个系统没有办法对这样的项目进行有效监测，整个目标数据都监测不到。第二，无法有效动态监测基金会与合作方的工作进程。因为我们的合作方比较多，单单公益合作方差不多50多家，没有这个平台我们就没法很好地管理合作伙伴的关系，我们是一家资助型基金会，如果没有好的资助伙伴关系，我们就不知道我们的合作方有否帮助我们落实项目。第三，因为缺乏实时交互系统，员工的精力都浪费在收集合作伙伴的项目信息上，而没有关注在项目质量上。我们发现很多员工在打电话让合作方交文档，都没有办法把精力放到项目当中。

企业基金会在基金会运作层面也面临着四个方面的挑战：第一，在集团责任上，如何对项目周期进行管理？如何对合作方进行考核？可采取通过落实公益项目，实现新力集团的公益主张。第二，在产业联动上，如何与各产业进行协同？如何有效让产业总参与？通过设计大型公益活动，增加产业联动，打造新力的慈善名片。新力地产是一家以房地产为主的综合型集团公司，除了房地产、我们有便利店、幼儿园、商管等，平时的产业都是割裂的，我们希望通过基金会设立大型的活动，增加产业的联动。第三，在城市志愿上，如何管理多地的志愿者分站？如何管理多地的公益合作方？如何有效获得志愿者反馈？基于城市公司需求，对接公益资源，设计志愿者/公益活动。第四，在社会影响上，如何随时抓取基金会信息进行高层汇报？通过资源拓展与维护，建立新力集团的利益相关方支持网络。最后是社会影响，我认为这是水到渠成的过程，当把前面的集团、产业、城市做好了以后，基金会会跟政府、企业、媒体、商会等建立很好的关系，这是利益相关的网络，我们基金会做了四件事。

为什么会遇到这些挑战？在集团层面，前面讲到了由于我们的项目比较多而且在不同的地方，如何对项目进行周期的管理，如何对合作方考核成为我们比较头痛的问题。再看产业联动这边，最关键的是企业基金会部门的小伙伴跟老总和下面的同事沟通，让部门的老总参与进来这是我们要考虑的。在城市志愿服务部分，因为城市分散比较多，怎样管理多地的公益合作方，怎样有效收集志愿者反馈，调整公益策略。社会影响方面，也会遇到一个问题：有的时候你们董事长忽然找到你下午要跟某一个政府领导开会了，要拉一个数据给他，如果平时没有收集数据要现准备数据，这也是经常困扰我的，我在想怎么用ERP系统储备数据，老板要什么可以第一时间反馈他。

用ERP系统的应用：项目周期管理

如何对项目的周期进行管理？我的应对比较简单，把所有的企业基金会当中的项目管理的所有的周期全部搬到ERP系统当中，把项目周期分五个类别，分项目立项、执行、项目监测、项目评估、项目结项。

很多时候做项目管理的时候，很多时候有行政的工作，要邮寄项目协议，也要收捐赠的收据，很困扰项目的成员，ERP系统就实现这些功能，比如项目申报审核ERP点一下就可以跳出顺丰快递的页面，就可以自动填写信息了，也可以查到协议有没有及时送到对方的手里。还有一个点：整个系统是通过其他的路径整合在一起了，这些是项目管理的东西，整个数据传到理事会系统，因为基金会每年要开理事会，要看项目做的怎么样，跟下一个理事会是融合在一起的，做一个有效的监测，也可以推进基金会的治理，可以长期看到基金会项目的笔数。

大家注意看这边有一个项目周期，分析报告的审核。这个就是这一个动作后面交付的步骤，这是非常复杂的部分，比如我们现在要收合作方的周期报告。第一是自动的，我会写清楚什么时候交周期报告，比如说会有一个时间，这个系统非常智能会在约定收报告的前15天发给合作方收报告，比如7月15日还没有提交报告的时候，会发投诉邮件给合作方的领导，就避免和项目人员天天催他。如果他的领导没有这种反映，我们基金会相应级别的同事就可以打电话给他们领导。再看一下周期报告的录入，也给大家省了工作量，以前大家要发邮件，现在在ERP系统可以在网上填写。

每一个动作都是一系列的交互，平时项目人员打电话的动作都可以在系统当中完成，还有提示报警的功能。以及如何对合作方考核，每一个节点都是打通的，比如报告晚交一次扣五分，整个是60分，如果在年底系统运作过程当中，发现你分数低于60分就停止合作。可以保证非常有序地进行管理。

用ERP系统的应用：产业联动

前面讲了项目，我们看一下产业协作是怎么玩的，这边引入了三方，第一方是新力公益基金会，会开始集团联动计划书，接下来是各产业总经理确认，再跟各产业对接人对接。集团那边的人会进行活动记录，我们会确认再执行，可以把基金会和产业联合在一起。有时发现产业当中的同事不太理我们基金会的同事，我就找他们老板。这边设置了报警机制，如果产业级的计划书老交不上来，这边就会发一个邮件给我，我可以跟产业总经理进行沟通，以使各按照我们的约定完成工作。这是我们在产业协作当中的规则。

用ERP系统的应用：志愿者分站管理

接下来是志愿者的东西，遇到第一个挑战是如何管理落地的志愿者分站，也是通过ERP系统完成的，通过系统可以有效监测，志愿者分站，完成全年的活动。怎样监测他们的全年的计划也比较清晰的，我们与当地的志愿者服务机构的签约是签全年的，他们会给我全年的志愿者活动计划，基金会批完后会给到各地志愿者分站站长，如果当地志愿者服务机构没有实施会进行相应的督促，如果没有做的话会并进行扣分，扣到60分以下就不合作了。我们同时设计了激励系统，志愿者除了完成基金会对接的志愿者活动，如果自己组织一些志愿者活动，我们也会给他们一些奖励。

这里给志愿者管理的Tips，我们切记要提供晒的机会，很多志愿者做我们活动做的更多的是希望让别人知道他做了什么。另外，我们也要考虑一些特殊的福利，以苏州分站为例，政府有一个政策，非苏外来人员做了志愿者会有积分可以进行落户。所以，我们的系统积极与政府的落户积分系统合作，通过这个给志愿者更多的实惠。

我们来看下实际的界面，ERP系统小程序的界面，这里是志愿者个人的中心，这是一个公益的历程，也就是参加了什么志愿者活动，这是排行榜可以进行PK，这里有参加活动的内容，以及证书下载，志愿者系统跟其他的合作方的系统差不多，我们最大的亮点是提供很多晒的机会，可以打通政府福利，这是一个特别的部分。

用ERP系统的应用：基金会信息汇报

最后一个挑战，如何应对高管随时要数据的问题，他每次问我基本上要项目的执行数据，项目的服务人次等内容，奖项数量等，有了系统后，我们平时可以把相应的内容在系统当中做归纳，大家看到，在我的系中有社会影响管理的板块，分几个部分。第一，媒体发稿。我会让媒体专员把链接放到我的系统当中，生成报表。可以通过基金会的传播材料进行有效的管理。第二，奖项。我们把得的奖放在这里，以及项目活动的管理分几个层面。第三是项目层面的，老板可能关心今年项目做了多少个，城市覆盖了多少个，受益人数等，那通过系统我们就可以管理基金会的数据，领导再问你要东西的时候可以点一个键，就能自动生成报表，马上提交给他。

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